Asesor de FNE en estudio sobre notarías llama a “no digitalizar la burocracia”

“Cuando uno entra a ciertas notarías, es como retroceder en el tiempo como 30 o 40 años por lo menos”. Así grafica el investigador del Centro de Sistemas Públicos (CSP) de Ingeniería Industrial de la Universidad de Chile, Alejandro Barros, uno de los aspectos más graves que enfrenta dicho sector y del cual se formó una opinión luego que la Fiscalía Nacional Económica (FNE) le pidiera su visión en caso de tener que plantear un rediseño de este mundo desde cero.

Esto último, en el marco del estudio del mercado de los notarios que elaboró la entidad, cuyo informe preliminar fue publicado el 20 de junio y que tendrá una versión final a fines de julio.

Una de sus primeras impresiones fue el “desfase muy grande en las tecnologías disponibles y el negocio notarial” y que se traduce en “asimetrías de información” para los usuarios de este servicio, entre otros puntos.

Barros comenta que hay ciertas tecnologías que fácilmente se podrían incorporar a este mercado y que a priori no afectarían al servicio en sí mismo. Una de ellas es el formato de pedir horas por internet, tras lo que comenta que en algunas notarías “lo más sofisticado que hay en atención de público son turnomáticos (solicitud de números)”.

Este punto, a juicio del consultor senior de CSP, es la primera etapa de un proceso -además de la atención a público- que incluye también al ministro de fe y de almacenaje de información, que para Barros no es necesario que estén en manos de una sola persona. A modo de ejemplo, rescata como en el almacenamiento de datos en la industria financiera contribuye un tercer actor, como es el Depósito Central de Valores (DCV), que es el que respalda toda la información de las transacciones de sus distintos instrumentos.

“No es necesario que cada notaría cuente con su propia bodega de documentos”, comenta.

Respecto a los trámites en sí, Barros distingue que “hay que tener cuidado de que no vayamos a digitalizar la burocracia, lo que hay que hacer es eliminar cierta burocracia” y que “el intercambio de datos y la conexión te permite eliminar ciertas cosas”.

Uno de los puntos por los cuales se podría partir, a su juicio, es el acceso en la web de los precios de las distintas diligencias que se pueden realizar en este servicio.

Aunque subraya que “hay ciertas cosas que no se van a poder hacer online”, pero que si un trámite tiene cuatro o cinco etapas, “a lo mejor voy a poder digitalizar las primeras y las últimas” y que “no es necesario que uno digitalice el proceso de punta a punta”.

Para esto, el académico recomienda “definir un conjunto de documentos con un estándar nacional”. Por ejemplo, un poder notarial.

“Lo que se puede hacer es que si cada uno de los notarios pone ese documento en su sitio web, yo puedo completar los datos antes y llego a la notaría y el notario lo descarga y ya lo tienes firmado”, dice.

Sobre requerimientos de inversión, Barros no las considera altas y destaca que se hace una sola vez. Un catastro sobre cuáles transacciones se podrían hacer online señala que un 80% y 90% se concentra en operaciones relativamente simples.

El experto asevera que este proceso será paulatino si se lleva a cabo, entendiendo que los chilenos son inseguros ante nuevas tecnologías en trámites tradicionales y ejemplifica con las primeras transferencias realizadas por la banca móvil y las declaraciones de renta vía web.

“Si uno mira en ciertos sectores de la economía, el mundo legal, por ponerle un paraguas, es el que se ha demorado más en el proceso de digitalización”, concluye.