Rebaja de gastos: la odisea

Bárbara Neyra, directora Área Tributaria Aninat Schwencke & Cía.

En el último tiempo nada puede ser más parecido a una odisea que intentar acreditar un gasto. Esto, no solo desde la entrega de la documentación de respaldo que se debe acompañar en el proceso de fiscalización, sino porque en virtud de la entrega de esa información no sólo corresponde validar que el gasto efectivamente existió, sino que además éste fue "necesario para producir la renta".

Así, hoy en día, debido al criterio de fiscalización existente al interior del Servicio de Impuestos Internos (SII), una serie de gastos que pueden ser considerados como normales dentro del desarrollo de una compañía (especialmente aquellas de menor tamaño) son constantemente cuestionados por la autoridad tributaria. Y en una gran cantidad de casos, no son aceptados en los procesos de fiscalización, resultando además gravados con el impuesto del artículo 21 de la Ley de Impuesto a la Renta, cuya tasa será de un 35% o 40% dependiendo de la fecha en la cual se materializó el pago del gasto impugnado.

De esta forma, en la práctica, más que una medida de sanción (que corresponde a una situación que debiese ser excepcional al interior de nuestro sistema), la aplicación del impuesto a los gastos rechazados se ha convertido en una potente herramienta de recaudación.

Producto de lo anterior, en la actualidad un contribuyente debe analizar con mayor detalle y profundidad si un gasto, que inicialmente pareciera propio del negocio, podría ser rebajado; lo que en algunos casos se materializará en la contratación de una asesoría de un contador o abogado experto en la materia, cuyo pago es altamente probable que sea rechazado, ya que dicha asesoría no reuniría los requisitos necesarios para generar la renta de dicho contribuyente.

En virtud del celo con el cual el ente fiscalizador está revisando las partidas de gasto que deducen los contribuyentes, en la práctica los que más expuestos se ven son aquellos contribuyentes de menor tamaño, ya que éstos constantemente deben subcontratar a terceros para poder desarrollar su giro, ya sea para asesorías puntuales, externalización de determinados servicios que por una situación particular el contribuyente no puede prestar directamente, o bien adquisición de insumos propios de su giro. Es en estas situaciones cuando la acreditación del gasto se vuelve cuesta arriba, especialmente en la subcontratación de servicios de carácter profesional y asesorías similares.

Por ejemplo, si una empresa tiene de manera interna un departamento de recursos humanos, con funcionarios sujetos a contrato de trabajo, el sueldo de dichos trabajadores podrá ser rebajado como gasto necesario sin mayor acreditación que la entrega de los respectivos contratos de trabajo. Ahora, si la empresa es de un menor tamaño, y por análisis de costos consideró mejor subcontratar a honorarios a una empresa o profesional que preste exactamente las mismas funciones, no va a ser tan fácil acreditar dicho gasto. Esto, por cuanto no solo se deberá contar con el contrato que detalle los servicios a prestar, monto de los servicios, y fecha de pago, sino que respecto de cada uno de los honorarios que la empresa pague, deberá acreditar con la documentación correspondiente, la efectividad de la asesoría contratada, ya sea por medio de informes emitidos por el prestador de servicios, correos donde conste la asesoría y otros documentos, y no sólo eso, también se deberá indicar cómo o por qué la contratación de una asesoría en recursos humanos es necesaria para producir la renta, llegando a veces incluso a tener que acreditar con qué ingresos que generó la compañía se vincula directamente esta asesoría.

Como se puede apreciar del ejemplo anterior, el mismo servicio o concepto de fondo asociado al gasto (recursos humanos) debe pasar por diversos criterios de acreditación dependiendo solo de la forma en la cual la empresa optó por desarrollarlo, ya que en caso que cuente con personal contratado que pase por la nómina de remuneraciones, es poco probable que se exija a la empresa acreditar con tanto detalle las funciones prestadas por el trabajador, pero si se opta por externalizar, la acreditación se vuelve cuesta arriba y, lamentablemente, muchas empresas no están en condiciones de contar con trabajadores internos para el desarrollo de determinadas funciones que prefieren externalizar.

Adicionalmente, hay una serie de sectores donde la acreditación del gasto, por el tipo de servicio asociado, no es posible acreditarla con informes o documentación física, como ocurre en el área de la tecnología, donde existen una serie de prestaciones de carácter inmaterial, como medición de servicios uptime, hosting, enlaces, u otros cuya efectividad o materialidad no es posible demostrar entregando al fiscalizador un trozo de papel, informe o documento físico en el que conste que, producto del servicio que se subcontrató, se permitió mantener una determinada tecnología totalmente a disposición del cliente respectivo.

Si además se analiza la situación de indemnizaciones, pagos por avenimiento, defensa legal y otros que puede llegar a materializar una empresa (y que representarían el ahorro de un monto mayor a aquel desembolso que pudo haber efectuado en caso de no lograr el acuerdo o defenderse judicialmente) podríamos estar horas hablando de si es o no necesario para el contribuyente.

Como conclusión, si bien legalmente es responsabilidad del contribuyente acreditar la efectividad y necesidad de un gasto, por otra parte no se puede desconocer que la exigencia de acreditación por medio de documentos o pruebas que van más allá de lo normal de los negocios implica una desprotección de los contribuyentes y una total asimetría a la hora de lograr acreditar un gasto, ya que al respecto todo dependerá del criterio de la unidad o fiscalizador que esté analizando la situación puntual; situación que el proyecto de modernización tributaria, en cierta medida, pretende evitar.