Hace ya una década, Max Huber, la empresa que nació como un centro de copiado e impresión en 1923, entendió que si quiera sobrevivir, tenía que digitalizarse y ampliar su giro. En 2010 crearon un área de Tecnología e Información (TI) y hace un par de años sumaron el almacenamiento de documentos en la nube a través de plataformas digitales, servicio que buscan convertir en una de sus principales prestaciones.
Herbert Huber, gerente general de la firma, cuenta que en 2018 desarrollaron la plataforma DigitalStorage, un repositorio digital para el nuevo servicio de almacenamiento de documentos para sus 1.000 clientes.
Herbert Huber, gerente general.
Con el objetivo de “robustecer” el portafolio, el segundo semestre de 2019 incorporaron la plataforma M-Files de la empresa finlandesa del mismo nombre, para gestión de flujos de trabajo e implementación de la firma digital.
“A los clientes les entregamos un usuario y clave para entrar en la nueva plataforma y administren su información. También pueden firmar online vía mail, para esto entran al portal, crean una clave y luego se puede firmar. La verificación se hace a través de la clave”, explica Huber.
Este año buscan apostar fuerte por M-File, la que también usa Inteligencia Artificial para automatizar y simplificar los flujos de trabajo documentales, una transformación que les permitió hacer frente al alza de la demanda debido al coronavirus.
“Estamos impulsado esta área, es un foco importante. Con el teletrabajo el interés de las empresas ha subido de manera importante porque permite buscar por palabras claves en la nube y gestionar flujos de trabajo, como crear un documento y que otra persona acceda”, dice el ejecutivo.
Huber señala que hoy 12 clientes -de logística, área legal y recursos humanos, principalmente- están usando la nueva plataforma y están en conversaciones con otros 20, con los que proyectan cerrar en los próximos meses.
Software para digitalizar
Un poco antes de estrenar el servicio de almacenamiento, debutaron con la digitalización de los documentos a través de un software que reconoce la información y las transforma automáticamente en datos para la nube.
Huber explica que también permite extraer data clave contenida en los papeles, como el nombre y rut de clientes, “el software lo detecta y lo extrae a una especie de tabla y le entregamos al cliente los datos”.
Para 2021 están evaluando sumar automatización robótica de procesos (RPA) para tareas de sus clientes, como contabilidad y recepción de facturas. “Estamos investigando y evaluando mercados”, adelanta.
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