La renovación de una oficina, ya sea producto de una modernización o del traslado a una nueva ubicación, es un hito que permea todo el tejido de las organizaciones y no sólo lo estético.
El despliegue físico de una compañía es un proceso que no es simple porque debe considerar cuidadosamente un amplio espectro de factores, que van desde lo emocional hasta los aspectos financieros, no sólo de costo, sino que también de propender a un uso cada vez más eficiente.
En el camino, además, cruzan elementos como la salud de la organización y de las personas que la componen, así como la capacidad del grupo para lograr mejores resultados: “La oficina debe ser comprendida como una herramienta de gestión y en la medida en que esté más ajustada funcionará de una mejor manera”, explica Víctor Feingold, CEO de Contract Workplaces, una firma que hace más de una década opera en Chile asesorando a las empresas en la búsqueda, ampliación, diseño o traslado de oficinas.
Así, cuando se habla de los elementos que un espacio de trabajo debe incorporar o la mejor forma en que estos podrían organizarse, el análisis tiene que ser multidimensional y si hablamos de tendencias lo que hace algunos años viene ganando cada vez más terreno es la transición hacia el “open space”.
Este concepto, que es una derivada de los procesos innovativos de las empresas tecnológicas, se alza como una respuesta efectiva para requerimientos más complejos como hacer más eficiente el uso de la superficie disponible, lo que permite, por ejemplo, reducir los espacios sin perder en confort para los equipos, o bien reducir el costo por metro cuadrado, un factor clave en los tiempos que corren.
En lo que respecta a este punto, el ejecutivo precisa que este tipo de distribución privilegia las actividades que realiza la empresa y no las jerarquías que la componen, ya que esto último resulta poco eficiente, porque esas oficinas monopolizan recursos valiosos como las ventanas y, por ende, la luz natural y al mismo tiempo habilitarlas supone un costo mayor (construir paredes, poner puertas, multiplicar sistemas de control del clima).
“Cuando el presidente o las gerencias se reservan las áreas más valiosas de las oficinas, un recurso valioso como la luz natural se desaprovecha, porque está claro que mientras más alta es la posición menos individual es el trabajo y por ende los metros de esas oficinas se subutilizan, cuando en realidad podrían destinarse a desarrollar el negocio”, plantea este arquitecto que ha participado activamente en la feria Expoffice 2017, que se desarrolla en el parque Titanium.
Costo vs. inversión
En tiempos de desaceleración como los actuales, se hace lógico pensar que los procesos de redistribución en las oficinas para alcanzar eficiencias están a la orden del día.
Sin embargo, el ejecutivo comenta que no es tan así, porque como sucedía hace unas décadas con la tecnología, la renovación de oficinas es vista como un gasto más que una inversión que puede mejorar no sólo la productividad de la organización, que con más confort se desempeña mejor.
A ello se suma que los ahorros que permiten estos procesos pueden llegar a ser más efectivos que planes de contención más agresivos, porque en muchos casos la mantención de la oficina puede ser el segundo mayor costo de la empresa tras el personal. La diferencia es que esos ítemes están difusos en el presupuestos.
La estimación de Feingold es que la mantención de una oficina cuesta al mes en promedio $ 33 mil (US$ 50) por metro cuadrado y cada trabajador requiere una media de diez metros cuadrados, considerando los consumos, accesos de TI, climatización, mantención y limpieza.
“Cuando expresas ese monto en términos anuales y lo multiplicas por cada trabajador, adviertes que puedes mejorar la distribución en dos sentidos, para usar menos espacio o para rentabilizar mejor la superficie que ya tienes, mejorando incluso los indicadores financieros ¡Cuántos ejecutivos no se matan por un punto de Ebitda!”, puntualiza el ejecutivo.
El factor humano
Todas las fases de la renovación de una oficina tienen una alta incidencia en los equipos de trabajo de las empresas, porque tienen un componente emocional y sicológico importante, razón por la cual es vital llevar adelante estos procesos en forma adecuada.
La transición hacia los espacios abiertos -y con ello el acceso a la luz natural, que a su juicio es el elemento que más incide en el funcionamiento adecuado de los trabajadores-, se traduce directamente en un repunte de indicadores como el desempeño laboral y lo que es más importante, dice Feingold, de felicidad de los integrantes de la organización.
Si a la vista, que también les devuelve a las personas la línea del horizonte (que es clave en varios procesos del organismo), se suma una iluminación adecuada de los espacios de trabajo (asimilando lo que las personas encuentran en los espacios abiertos) y elementos que conecten con ese entorno (como colores tierra o plantas), las oficinas se convierten en un instrumento que puede favorecer la retención del talento, especialmente de profesionales jóvenes.
Al mismo tiempo estas condiciones potencian el desempeño del negocio, porque las empresas observan una baja en la tasa de ausentismo por enfermedades laborales (derivadas de temas posturales y también la depresión). Sin embargo, pese a beneficios como estos, hay factores culturales o generacionales que imponen desafíos a estos cambios, razón por la que la participación de los trabajadores en el proceso, dice el ejecutivo es vital, porque la reticencia al cambio es un factor innegable con el cual las empresas tienen que lidiar no sólo previo a decidir la renovación, sino que incluso posterior a ella, aunque Feingold plantea que cuando un proceso se hace bien la transición también es buena.
No todos están listos para dar el salto
Aunque esta forma libre y más eficiente de concebir los espacios de trabajo es transversal y se ve cada vez más en distintos sectores de la economía, el CEO de Contract Workplaces (firma que también opera en Argentina, Colombia, México, Uruguay, Ecuador y Bolivia) reconoce que hay ciertas actividades o industrias, que califica como "más tradicionales" o donde los elementos aspiracionales están más arraigados, donde esta transición ha sido más compleja e incluso podría no darse.
Un ejemplo podrían ser los estudios de abogados, dice, porque en general el desarrollo de esa carrera está asociado a alcanzar un cierto estatus, lo que incluye instalarse en un gran privado, tener una secretaria y un estacionamiento, lo que hace que en esos casos la eficiencia no sea el incentivo y que bufetes grandes que han tratado de implantar este modelo han visto partir a sus asociados a empresas que pese a ser más pequeñas les aseguran ese beneficio.
En otro tipo de empresas más tradicionales o antiguas la transformación es parcial, es decir, los niveles altos de la organización mantienen sus estructuras físicas de oficinas, pero implantan estos modelos libres en los niveles más operativos.
Un mundo aparte en este sentido, dice Feingold, es el sector público, área donde su empresa comenzó a prestar servicios recientemente. En este caso, comenta el ejecutivo, si bien la resistencia al cambio es más fuerte que a nivel privado al punto que posterior a la reorganización los trabajadores tratan de revertir las adecuaciones, Feingold comenta que la racionalización de estas oficinas debería ir en aumento, básicamente porque las entidades siguen creciendo y el espacio disponible en su ambiente natural, que es la zona centro, es escaso lo que obliga a buscar formas para usar mejor las superficies.
El poder del benchmark
El CEO de Contract Workplaces dice que el benchmark es una de las claves que detona la decisión de reestructurar o renovar un espacio de trabajo. Los clientes buscan conocer lo que otras empresas de su sector están haciendo en este aspecto, no sólo a nivel internacional sino que también en el mercado local, explica.
"Estos ejercicios de visitar y ver este benchmark en oficinas permiten que el cliente vea también los avances que tienen estas empresas en su productividad y el clima laboral, y eso los motiva para replicar estos conceptos en sus instalaciones", apunta Feingold.
Sostiene que ante un traslado de oficinas, la gestión del cambio es vital y esto considera no sólo recabar previamente inquietudes y necesidades de los distintos estamentos de la organización para considerarlas en el diseño de los espacios bajo un concepto de usabilidad, sino que también es necesario, durante el proceso, establecer canales de comunicación formales e informales, a través de figuras de liderazgo que van comunicando los avances y matizando los temores propios de estas etapas de renovación. "Una mala administración de estos procesos puede llenar de malas noticias un proyecto que debería ser una muy buena noticia para la empresa", asegura.
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