En 2016 la Universidad Católica del Maule (UCM) decidió implementar Titán, un proyecto de transformación digital para modernizar su gestión administrativa, financiera, contable y académica, para hacer más eficiente la operación.
La directora del proyecto Titán, Marianela Monsalve, explicó que en esta época, llegaron a tener hasta 50 sistemas que utilizaban para operar, pero muchos estaban obsoletos y ya no tenían soporte técnico.
Para abordar la situación crearon un comité, contrataron una empresa externa para levantar información y conocieron experiencias de transformación digital de otras universidades, lo que les permitió realizar un análisis y diagnóstico.
Marianela Monsalve, directora del proyecto Titán.
Tras este paso, decidieron iniciar un proceso de transformación digital -el proyecto Titán-, con apoyo de la multinacional de software empresarial SAP, con el objetivo de unificar, integrar y estandarizar los procesos mediante la implementación de 11 módulos del software de la tecnológica, para llevar una planificación, trazabilidad y administración eficiente de sus recursos.
La ruta
La UCM estableció un equipo interno para desplegar Titán y definió dos fases. La primera etapa se realizó entre 2019 y 2020 y se centró en el área administrativa y financiera, donde el mayor impacto, dijo Monsalve, fue la integración de todos los procesos administrativos en un solo sistema.
Esto se tradujo, por ejemplo, en que las oficinas dejaron de usar papel y que las aprobaciones de compra se centralizaron en los módulos de SAP, “antes se aprobaban en cada departamento”, afirmó.
La integración también permitió reducir el tiempo de las operaciones y mejorar aspectos como el pago de los estudiantes, la gestión y el control de ingresos.
La segunda fase, que partió en noviembre de 2022 y culminó en abril de 2023, apuntó a la implementación de Student Lifecycle Management, una solución que les permitió integrar la información de cada alumno en un solo sistema.
Monsalve explicó que, además de deshacerse de las carpetas, les facilitó acceder a toda la información del ciclo de vida de un estudiante, desde su postulación hasta el egreso, de forma “fácil y eficiente”. Y a los alumnos, por ejemplo, solicitar hasta 32 tipos de certificados en línea, trámites que antes eran presenciales.
Monsalve comentó que 20% de la operación de la UCM está en la nube y el resto, on premise, es decir, en servidores, y evalúan avanzar con más soluciones en la nube.
Adelantó que están trabajando en ampliar lo actual, en ciberseguridad y accesos automatizados. También habrá una tercera etapa de Titán para sistemas de gestión.
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