Las trabas que dificultan la digitalización de las notarías en Chile

Una de las postales que se ha repetido durante la pandemia, son las filas de trabajadores frente a las notarías para firmar su finiquito. Las esperas son habituales en este tipo de servicio, pero la crisis sanitaria y las medidas de distanciamiento, han dejado al descubierto la falta de sistemas tecnológicos.

Diversos actores coinciden en que la pandemia no gatilló la aceleración de la transformación digital de este rubro -como ocurrió con otros sectores de servicios- lo que se explicaría por tres razones: el poco avance que ha tenido en el Congreso el proyecto de ley que moderniza el sistema notarial, el reciente fallo de la Corte de Apelaciones de Santiago que prohibió el uso de autenticación computacional remota en las notarías de su ámbito de acción y factores culturales de resistencia al cambio.

Hernán Larraín, ministro de Justicia. Thierry De Saint Pierre, presidente de ACTI. Luciano Simonetti, abogado de Libertad y Desarrollo.

A través de un comunicado, la directiva de la Asociación de Notarios, Conservadores y Archiveros Judiciales, respondió a las preguntas de Diario Financiero, señalando que “apoya la modernización del sistema, manteniendo la seguridad de las personas”.

Añade que desde abril han impulsado la realización de 20 trámites por videollamadas, lo que permite que el notario pueda comprobar la identidad del usuario y verificar su intención de hacer o no un determinado trámite”.

Plantea también que las notarías vienen implementando “desde hace años tecnologías en el ejercicio de su función, tales como el uso de la Firma Electrónica Avanzada, el llenado de documentos en línea, y la tramitación electrónica de escrituras e inscripciones de mutuos hipotecarios con los bancos en convenio”.

El proyecto que no avanza

En septiembre de 2018 el Ejecutivo ingresó al Congreso el proyecto de ley que modifica el sistema registral y notarial, actualmente en su segundo trámite constitucional en el Senado. La regulación, además de promover la transparencia y fiscalización del sistema, busca reducir los trámites que deben ser efectuados ante un notario -como declaraciones juradas- e implementar sistemas tecnológicos para facilitar el acceso a usuarios y disminuir los costos de transacción.

El ministro de Justicia, Hernán Larraín, señala que la ley que rige al sistema data del año 1943, por lo cual no considera el uso de tecnologías. En este contexto, afirma que la reforma es “amplia y profunda en términos de modernización”, porque incorporará “fuertemente el uso de nuevas tecnologías, de manera que, por ejemplo, todas las notarías tengan más trámites en línea y publiquen en sus páginas web el detalle de sus servicios, con los respectivos precios. Además, deberán contar de manera obligatoria con sistemas electrónicos y medios telemáticos para realizar trámites y consultar información”, dice.

El titular de Justicia plantea que incorporar los cambios tecnológicos en el proyecto de ley es necesario, “porque de otra manera los cambios no llegan. Hoy vemos cómo los notarios, conservadores y archiveros, en su amplia mayoría, han preferido mantener las atenciones presenciales y continúan privilegiando el uso papel, pese a tener todas las posibilidades para entregar un servicio más moderno y mejorar la calidad de vida de las personas”, dice.

En enero de este año el proyecto de ley fue despachado de la Cámara de Diputados al Senado para su segundo trámite constitucional. Según el abogado de Libertad y Desarrollo (LyD), Luciano Simonetti, no ha tenido avances significativos. “A pesar de estar con suma urgencia, la comisión de Constitución del Senado no lo ha puesto en tabla. La mala suerte de este proyecto es que tiene que ser revisado por una comisión que está con mucho trabajo”, afirma.

Precisa que estar con urgencia suma significa en estricto rigor que debería tener prioridad, pero “la Comisión ha preferido ver otros proyectos, como la reforma al Código de Aguas que no tiene urgencia. La Comisión no ha cumplido la norma de urgencia que le exige el reglamento y la Constitución”, advierte.

Para el abogado el avance de este proyecto es clave porque es un rubro que tiene directa relación con las personas y es de uso habitual. “Por lo tanto, no da lo mismo que sea el último (sector) en adaptarse a estas tecnologías, porque son áreas que para la ciudadanía en general, son muy importantes. Y este proyecto facilita el acceso a notarios y conservadores, reduce los costos y está puesto en directo interés de los ciudadanos”.

Retroceso

El presidente la Asociación Chilena de Empresas de Tecnología de Información (ACTI), Thierry de Saint Pierre, señala que uno de los temas que ha afectado la transformación digital del sector fue un reciente fallo de la Corte de Apelaciones. En septiembre pasado, este organismo ordenó a todas las notarías de su jurisdicción abstenerse de utilizar cualquier sistema computacional de reconocimiento de identidad de usuarios en forma remota.

Para De Saint Pierre este fallo desconoce los sistemas de firma electrónica utilizados hoy por los notarios, cuya habilitación legal es reconocida en la ley Nº19.799. “Esto genera incertidumbre respecto a todo lo avanzado hasta ahora e introduce incertezas en relación al respeto del valor jurídico y probatorio de los documentos y la firma electrónica, que ya se había considerado y se estaba utilizando en forma sistemática”, afirma.

No obstante, reconoce que no es mucho lo que han avanzado las notarías chilenas antes y durante la pandemia. Afirma que la transformación digital de este sector “está al debe” y que se ha quedado atrás en aspectos como almacenamiento digital, biometría o atención vía remota, lo que sí se ha dado, por ejemplo, en el Poder Judicial, dice.

Si bien el grado de avance de la digitalización en las notarías chilenas es diferente, De Saint Pierre indica que debieran partir por digitalizar todos los documentos públicos y privados y los actos notariales y almacenarlos en la nube. “Si necesito una copia certificada de un documento de hace cinco años, debería ser todo en forma electrónica, sin necesidad de ir a la notaría”, sostiene.

En segundo lugar, plantea que debiera existir un uso extensivo de la firma digital avanzada, porque además de autentificar la identidad, permite que nadie cambie nada del documento, “porque si cambia una coma, la firma ya no es válida”, lo que podría facilitar los trámites remotos. Además, se puede agregar la fecha y hora con servicio de Time Stamp. “Entonces uno podría firmar y timbrar con completa certeza de que el documento fue firmado por tal persona, con tal certificado digital y que no se modificó ni un ápice y que fue hecho en tal día y hora”, explica.

También dice que las notarías pueden avanzar en biometría, huella digital, reconocimiento facial y clave única; además de habilitar procedimientos por vía remota a través de correo electrónico y “vía telemática para acordar, por ejemplo, los contratos entre privados, con todos los procedimientos de seguridad correspondientes según el tipo de documento. En el mundo privado se hace así, se envían contratos. Esto ya existe”, afirma. 

Las claves tecnológicas de la reforma

El ministro de Justicia, Hernán Larraín, señala que el proyecto ley de modernización del sistema notarial y registral establece que las notarías deberán contar de manera obligatoria con sistemas electrónicos y medios telemáticos para realizar trámites y consultar información. El proyecto está actualmente en la Comisión de Constitución del Senado y desde su ingreso en enero de este año, el Ejecutivo le ha puesto suma urgencia en 19 ocasiones, la última el 13 de octubre pasado, sin conseguir que se ponga en tabla.
La regulación crea un Sistema de Folio para registrar el historial jurídico de las propiedades de Chile para facilitar el estudio de títulos y costos transaccionales; un Repositorio Digital de consultas públicas que permitirá acceder en forma remota a escrituras públicas, inscripciones e instrumentos protocolizados bajo la responsabilidad del Servicio de Registro Civil; y un Archivo Digital de Poderes, "donde cualquier persona podrá consultar la vigencia de un poder; así como pondrá en marcha un Registro Nacional de Interdicciones, en el cual se inscribirán los decretos judiciales de interdicción provisoria y definitiva", explica el ministro.