Iron Mountain da un giro a su negocio basado en la documentación en papel

Iron Mountain, empresa dedicada al almacenamiento y gestión de documentos, trabaja en un proceso de transformación digital para dar un giro a su negocio que históricamente ha estado basado en la documentación en papel.

Desde hace tres años comenzaron a invertir alrededor del 5% de las ventas en I+D, desarrollando herramientas para digitalizar el negocio.

En ese contexto la compañía creó Insight, en colaboración con Google, una plataforma para identificar y clasificar grandes volúmenes de archivos a través de machine learning e inteligencia artificial, que prepara una nueva versión para este año.

“Ahora, muchas empresas están digitalizadas, pero aún tienen millones de imágenes, audios, videos, correos y bases de datos dispersas, con información que no están aprovechando para mejorar sus procesos de negocio y tomas de decisiones. Ahí es donde estamos colocando las fichas”, dice Felipe Lavagnino, pre-sales manager de Iron Mountain Chile.

David Vaizer director comercial de Cluster Sur de Iron Mountain.

Para eso, incorporarán flujos de trabajo en Insight 2.0, que inicialmente estaría disponible en octubre del año pasado pero debido a la pandemia será lanzada en marzo. Esto quiere decir que además de la identificación y categorización de patrones y datos críticos de archivos digitales, la plataforma llevará el proceso completo de cada documento.

“Si un documento debe ser firmado por un trabajador, por su jefe, por recursos humanos y por el área legal de la empresa, la herramienta se encarga de que el documento haga todo el recorrido de manera digital”, explica David Vaizer, director comercial de Cluster Sur de Iron Mountain.

Y así ocurrirá con archivos de audio, imágenes y videos, para proveer de mayor información a los tomadores de decisiones.

“Es un data lake documental: se pobla de información que la herramienta lee, clasifica y extrae automáticamente”, dice Vaizer.

La herramienta cobra un fee inicial y luego se paga por uso.

“La idea es acompañar a las empresas según cómo va su negocio”, comenta el director comercial, agregando que está pensada para grandes y medianas empresas, ya que requiere de cierto volumen de datos -alrededor de 300 mil archivos al mes- para que produzca “resultados notorios” en el negocio.

“Si un estudio de abogados tiene un juicio grande, donde debe analizar millones de imágenes y documentos para identificar patrones de cláusulas, por ejemplo, no sería necesario poner a sus abogados y procuradores a analizar la documentación. Al pasar las imágenes por Insight, la plataforma identifica, clasifica y segmenta las imágenes de tal manera que luego arroja toda la información relacionada con el juicio con sólo un click o palabra clave”, explica Lavagnino.

Negocio 50 y 50

Hace dos años la firma estadounidense -que mantiene un 75% de participación en el mercado chileno de almacenamiento y gestión de documentos- estableció la meta de llegar a vender US$ 1 mil millones en los siguientes cinco años con la herramienta Insight a nivel global.

“Llevamos dos y los frutos ya se están viendo, operamos digitalmente en 60 países además de Estados Unidos”, cuenta Vaizer.

Actualmente dan servicio a cerca de 1500 clientes en Chile -principalmente grandes compañías de la banca, transporte y salud, entre otros sectores- y procesa digitalmente alrededor de siete millones de documentos al mes.

“Partimos con los bancos, nuestros principales clientes, pero se ha expandido el negocio digital. Cerca del 10% de nuestros clientes en Chile se ha sumado a usar nuestra plataforma íntegramente”, señala el ejecutivo.

Asegura que la compañía se ha reestructurado en torno a los procesos de digitalización, siendo un “gran elefante” que pasó de hacer grandes inversiones en infraestructura, “techos” y bodegas, a estar transformándose en una empresa “mucho más liviana y eficiente con las inversiones en I+D”.

Así, las operaciones digitales han alcanzado un 30% de la facturación de la empresa, y esperan llegar al 50% en los próximos cinco años o menos.

“Estamos enfocados en orquestar procesos ‘end to end’, o sea, poner nuestras herramientas de flujo de trabajo para digitalizar y automatizar los procesos de negocio de las empresas, que en un contexto de migración a lo digital, necesitaban contar con toda la documentación de manera online”, dice Lavagnino.