Con fecha 15 de enero la Sala de la Cámara de Diputados tiene en tabla la reforma al sistema de notarios y conservadores que cumple ocho años de tramitación. El texto está en tercer trámite, lo que implica que de aprobarse, quedará en condiciones de ser ley. De lo contrario, una comisión mixta verá los temas que generan diferencias.
Pero, en cualquier caso, ya hay elementos que sugieren el debut de un sistema que se ha buscado cambiar hace años. Aquí los aspectos que le darán un renovado rostro.
1. Sistema de nombramiento de notarios, conservadores y archiveros. Se reemplaza el actual esquema de selección y nombramiento de estos cargos donde participan el Poder Judicial y el Poder Ejecutivo, por uno en el cual el Poder Judicial ya no interviene. Así, los concursos de estos auxiliares de justicia quedan bajo el régimen del sistema de Alta Dirección Pública, con selección basada en mérito. Solo se puede nombrar a uno de los tres candidatos que hayan obtenido el mayor puntaje, o bien, dándose ciertos supuestos se nombrar automáticamente a aquel con el puntaje más alto. El nombramiento recae en el Ministro de Justicia y se formaliza por decreto.
2. Fin a cargos vitalicios. Se fija un límite de edad de 75 años para que notarios, archiveros y conservadores de bienes raíces puedan ejercer sus cargos. Transitoriamente, los auxiliares de la administración de justicia con nombramiento previo al 30 de mayo de 1995 (que hoy son cargos vitalicios) tendrán nueve meses desde la entrada en vigencia de la ley para cesar en sus cargos.
3. Inhabilidades. Para evitar conflictos de interés, se establece un alto estándar de inhabilidades para autoridades, funcionarios y parientes de ministros, parlamentarios, ministros del TC y fiscales del Ministerio Público, entre otros; para optar a los cargos de notarios, conservadores y archiveros.
4. Control y supervisión. La fiscalización y control de estos oficios recaerá en los Fiscales Judiciales de las respectivas Cortes de Apelaciones, quienes actuarán bajo la supervisión, tuición y control jerárquico del Fiscal Judicial de la Corte Suprema. Además, se reconocen competencias al Sernac para ejercer sus potestades y velar por derechos del consumidor y oportuna atención del público.
5. Creación de nuevos oficios notariales, separación del cargo de notario y conservador, división del territorio jurisdiccional servido por un conservador, apertura de oficinas en una comuna determinada e inclusión de un nuevo conservador a un determinado registro conservatorio. Para ejecutar cualquiera de estas acciones se establece un conjunto de parámetros objetivos de carácter poblacional, territorial y económico, incluyendo variables de mercado e informe del Poder Judicial.
6. Modernización tecnológica. Se introduce un conjunto de reglas con el propósito de mejorar los estándares de servicio tecnológicos de estos oficios, lo que incluye plataformas de consultas en línea, repositorios y expedición de documentos electrónicos.
7. Nuevas regulaciones. Se regula un conjunto de actuaciones e instrumentos que actualmente los notarios realizan o autorizan y que carecían de cobertura legal, tales como la autorización de actas, la custodia de valores, entre otras.
8. Continuidad del servicio en traspasos de funciones. Se establecen diversas medidas de fiscalización y acciones judiciales dirigidas a dar continuidad a los servicios que prestan notarios, conservadores y archiveros, cuando opere el traspaso de los cargos. Estas normas incluyen reglas relativas a continuidad operacional y del personal, al igual que criterios para definir la continuidad de los contratos.
9. Reglas de funcionamiento. Se introduce un conjunto de reglas destinadas a mejorar el funcionamiento operacional de los oficios: horarios de atención, inhabilidades para la contratación de personal, permisos y feriados para los funcionarios.
10. Auditorías externas. Los notarios, conservadores y archiveros que se establezcan (basado en el monto o número de operaciones que gestionen) deberán someterse anualmente al examen de auditores externos. Esta auditoría deberá contener una evaluación de las condiciones de atención al público; la uniformidad de sus actuaciones y diligencias, y su balance y estados financieros.
11. Tarifas. Los funcionarios percibirán por sus servicios tarifas que se determinen mediante decreto fundado del Ministerio de Justicia previa consulta al fiscal judicial de la Corte Suprema; estas tarifas corresponderán a los precios máximos a cobrar por cada servicio. El decreto tarifario deberá ser actualizado a lo menos cada dos años.
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