El verdadero problema de PowerPoint somos nosotros, estúpido

Un correo electrónico apareció en mi buzón de entrada hace poco de un hombre en Japón que quería saber si podía ir a Tokio para hablar en un congreso. Inmediatamente dije que sí, ilusionada ante la idea de pasar un par de días fuera de la oficina en una de mis ciudades favoritas. Apenas había empezado a presumir en el trabajo, haciendo menciones casuales de mi inminente viaje a mis colegas, cuando llegó otro correo electrónico de Tokio. Era de los organizadores del congreso y contenía tres palabras escalofriantes: “Presentación de PowerPoint”. Resultó que esperaban que cada participante realizara una, y los organizadores estaban ansiosos por ver la mía.

Mis pensamientos felices de sashimi y sake instantáneamente dieron paso al pánico. Eso no se debía a las usuales objeciones a las presentaciones de PowerPoint: demasiado extensas, demasiado impenetrables y demasiado eficaces en reducir la atmósfera de un salón a un tedio exánime. Se debía más bien a que yo había pasado toda mi vida profesional sin tener que realizar una presentación de ese tipo. Ni tampoco ningún colega a mi alrededor, porque los periodistas rara vez tienen que hacerlo.

Pero aparentemente los organizadores creían que utilizar diapositivas sería útil cuando una charla estaba siendo traducida simultáneamente, por lo cual le pedí consejos a una amiga conocida por su maestría en el arte de la presentación. “Usa letras grandes, casi ningún gráfico, pocas diapositivas, cuenta una historia, y asegura que sea sencilla”, me dijo. “Y usa muchas imágenes grandes”.

Entendí su argumento. Acababa de asistir a dos congresos sobre la energía donde dos participantes diferentes habían usado las mismas dos fotos en blanco y negro de la Quinta Avenida de Nueva York en presentaciones sobre la velocidad del cambio tecnológico. La primera foto había sido tomada en 1900, cuando la calle estaba repleta de caballos y carruajes. “¿Pueden ver el automóvil?”, preguntó cada presentador, señalando un vehículo solitario. La segunda se tomó en 1913, cuando los automóviles habían tomado la calle. “¿Pueden ver el caballo?”, preguntaron ambos. No se podía ver.

Fue algo memorable. Cuando llegué a Tokio, donde iba a hablar sobre la política británica con respecto al cambio climático, tenía muchas fotografías listas para usar, la mayoría del Príncipe Carlos. También estaba preocupada: ejecutivos de varias empresas iban a asistir al congreso y mi presentación estaba resultando muy diferente de las que yo había visto en otras reuniones de negocios.

Éstas eran, típicamente, un festival de gráficos inentendibles y puntos de enumeración interminables, casi siempre leídos palabra por palabra, a pesar de que PowerPoint se había convertido en sinónimo de aburrimiento casi desde que entró al mercado en 1987.

La gente ya hablaba de “muerte por PowerPoint” en 1996, cuando la revista Accountancy Age citó a un ejecutivo que usaba esa frase. Desde entonces, el programa ha engendrado toda una industria de críticos.

Los estudiosos lo culpan de trivializar la información e idiotizar a la gente. Los educadores dicen que les enseña a los niños a preparar argumentos de venta en vez de informes. Generales estadounidenses han dicho que es peligroso, porque da la ilusión de entendimiento y control.

Sin embargo, el mundo de los negocios no lo ha tomado en cuenta. PowerPoint ha sido instalado en más de 1.000 millones de computadoras mundialmente, con un implacable efecto de estupefacción. Y después de Tokio puedo ver por qué.

En primer lugar, toma mucho tiempo pensar cuidadosamente en lo que quieres decir y en hallar la mejor forma de decirlo, aún si trabajas para una empresa lo suficientemente grande para emplear un equipo de genios del PowerPoint. En Japón, yo traté de seguir el consejo de mi amiga, pero se me acabó el tiempo y terminé usando un sinfín de puntos de enumeración.

Esto se debió en parte a otro problema: la presión de mis homólogos. Si los líderes en tu industria se aparecen con las mismas diapositivas impenetrables en cada congreso es lógico asumir que no serás penalizado por seguir su ejemplo, pero podrías serlo si te apartas de la norma.

Esto apunta a un dilema mayor: la tendencia a confundir la complejidad con el conocimiento. Todo el mundo sabe que los oradores más eficaces explican las cosas con sencillez. Y todo el mundo conoce a un sinfín de personas exitosas que no lo hacen.

En última instancia, PowerPoint y sus muchos derivados no tienen la culpa de esto, aunque el mundo sería un lugar mejor si más personas hablaran sin ellos. Hasta entonces, es mejor recordar que lo mejor que puedes hacer con PowerPoint es usarlo de una forma que en realidad te ayude a transmitir lo que en realidad quieres comunicar.