“Para ser exitosos, los single family offices necesitan mucho más que sillas cómodas, computadores rápidas y café fuerte”, alertó UBS a sus clientes en su más reciente “Manual de un Family Office”.
Es por esto que el banco suizo entregó los que serían, a su parecer, los ocho elementos claves para alcanzar el éxito.
Desde establecer los lineamientos de inversión a la preparación de estados financieros periódicos, UBS entrega una hoja de ruta para la creación de una oficina eficaz.
1. Establecer el objetivo de su oficina y el rol que tendrán los miembros
Para UBS, el primer paso es que los fundadores definan qué buscan lograr con su family office y cómo se alcanzará tal objetivo. Así, todos los familiares implicados podrán ponerse de acuerdo sobre los lineamientos que busca seguir la oficina.
Dentro de esta planificación, también se debe incorporar un plan de gobernanza en que se definan los roles que tendrá cada uno de los miembros.
2. Evaluar e identificar los bienes, propiedad e inversiones de la familia
Seguramente los miembros tendrán bienes personales y otros compartidos, advirtió UBS. Es por esto que se debe determinar qué activos pasarán a ser gestionados -y cuáles no- por el family office y cómo ejercerán la propiedad.
Y cuanto más activos gestione una oficina, mayor será el costo, necesitando más personal y apoyo externo. Para evitarlo, algunos miembros pueden preferir no incluir ciertos bienes dentro de la estructura.
3. Definir los servicios y funciones que cumplirá la firma
Si bien la mayoría de los family offices comienzan por gestionar y planificar las finanzas de la familia, UBS apuntó a que los miembros deben tener una “conversación franca” para definir el tipo de servicios les gustaría que preste la oficina y cuánto estarían dispuestos a pagar por ellos.
Así, el plan es que se pueda ampliar la oferta gradualmente a medida que vayan cambiando las necesidades de la familia.
4. Organizar la jurisdicción y estructura corporativa
Para UBS, decidir la ubicación de la oficina es un aspecto importante del proceso de estructuración del negocio, en el que siempre se debe tener en cuenta la ubicación de la familia y sus activos.
Lo que sí, el banco alertó que las leyes y normativas fiscales varían según jurisdicción, resultando crucial conocerlas, mantenerse al día de los cambios, y redactar cuidadosamente los documentos de constitución del family office y los bienes.
5. Contratar profesionales adecuados y de confianza
A medida que las oficinas crecen, los miembros de la familia tienden a dejar el día a día, haciendo más probable que ingresen profesionales externos.
Para UBS, los aspectos más importante de la contratación es que tengan las aptitudes adecuadas y, como podrían acceder a información sensible, deben ser de confianza. “Ayudará a minimizar el riesgo de fraude, extorsión, daño a la reputación y atención mediática no deseada”, dio cuenta el banco.
6. Preparar una estrategia y proceso de inversión adecuados
Ante la complejidad y diversidad de activos, se podría llegar a necesitar una gobernanza para cada disciplina de inversión.
De esa manera, UBS apuntó a que el family office necesitará instrumentos y procesos especializados y documentados.
La mejor práctica, plantea, supone tener una declaración de política de inversión y un comité de inversiones, para supervisar adecuadamente.
7. Operaciones, infraestructura y tecnología
Como toda empresa, necesitará un gobierno corporativo, con políticas y normativas internas que deberán tener en cuenta las preferencias y la experiencia de la familia, así como el entorno normativo en el que opera.
En tanto, UBS llamó a la precaución en la infraestructura, tanto como en el soporte informático de la oficina, evitando abrir flancos al cibercrimen.
8. Elaboración de informes financieros y segumiento contínuo
Para UBS, la elaboración de informes financieros es imprescindible para garantizar que el family office pueda alcanzar sus objetivos.
Esto implica un seguimiento continuo de las actividades y desempeño de la oficina, entregando un panorama consolidado de todas las inversiones, incluso si se dividen entre distintos gestores y los datos se almacenan en diversos sistemas.
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