Una de las críticas que se repiten entre ciudadanos al relacionarse con el sector público es la burocracia. ¿Cómo se traduce aquello? En el alto nivel de trámites y papeleo. Según datos de ChileCompra, cada año el Estado se gasta más de US$ 108 millones en papel para imprimir y fotocopiar documentos, además de carpetas, archivadores y bodegaje de documentos.
Y el problema es inclusive más nocivo para las arcas fiscales. Un reporte de Microsystem de 2016, encargado por el Ministerio de Hacienda, dio cuenta de que los funcionarios públicos pierden entre el 12% y el 50% de su jornada laboral en gestionar documentos, como buscar papeles, clasificarlos, moverlos y gestionarlos, lo que en términos monetarios se traduce en un costo de US$ 1.000 millones al año.
En el marco de la agenda de modernización del Estado y el programa de Gobierno Digital, el Ministerio Secretaría General de la Presidencia (Segpres) tomó cartas en el asunto y acaba de lanzar la plataforma DocDigital, que busca digitalizar los trámites y las comunicaciones entre las organizaciones públicas, con miras a generar ahorros de alrededor de US$ 6,4 millones este año.
La idea es que la plataforma permita a los servicios eliminar "de forma gradual" el uso de papel en sus comunicaciones oficiales. Dicho mecanismo permitirá cargar, visar, firmar, enumerar y distribuir documentos oficiales de manera digital entre los distintos órganos del Estado.
¿Qué ocurría anteriormente? Que varias instituciones del aparato público debían imprimir y firmar sus documentos y comunicaciones oficiales para ingresarlos a las oficinas de partes. Eso cambiará, ya que los documentos se crearán, visarán, firmarán y distribuirán de forma digital.
La propuesta DocDigital se relaciona también con la política "Cero Papel" que comprometió el Ejecutivo para eliminar gradualmente el uso de este insumo en el sector público.
Uso del papel "al mínimo"
Un primer hito en el plan se registró el dos de enero, con el inicio del plan piloto en ocho instituciones públicas que se comunicarán entre ellas solo de manera digital. Estas son la Subsecretaría de Hacienda, ChileCompra, la Dirección de Presupuestos (Dipres), la Tesorería General de la República (TGR), el Servicio de Impuestos Internos (SII), el Servicio Civil, la Segpres, y la Presidencia de la República.
A partir del 9 de marzo, los 258 organismos restantes del Gobierno Central deberán estar capacitadas para recibir comunicaciones digitales desde las citadas ocho instituciones.
El ministro de la Segpres, Felipe Ward, explica que detrás de los supuestos de ahorro se contabilizan gastos en papel comprado y tramitado que es proporcional al presupuesto asignado a cada ministerio, con un 100% considerado para la Segpres y un 50% para las seis entidades dependientes de Hacienda.
"Los US$ 6,4 millones de ahorro del plan piloto de DocDigital son un muy buen punto de partida, tomando en cuenta que considera sólo ocho servicios de un total de 258 instituciones que se sumarán a la política Cero Papel. Cuando todas estas instituciones estén utilizando la nueva plataforma, sin duda esperamos que el ahorro se multiplique exponencialmente", asegura.
Asimismo, enfatiza que la recientemente aprobada Ley de Transformación Digital establece que en un plazo de cinco años todos los procedimientos administrativos sean digitales, dejando el papel sólo para casos excepcionales: "El lanzamiento de DocDigital será un hito crucial para generar progresivamente ahorros sustanciales que reducirán el gasto en papel al mínimo".
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