Maani Safa solía pasar horas todos los viernes por la noche poniéndose al día con cientos de correos electrónicos no leídos de la semana anterior.
Pero ahora el director ejecutivo de marketing digital ha reducido ese tiempo a menos de 30 minutos, gracias, dice, a un flujo de trabajo impulsado por inteligencia artificial.
Primero, un bot personalizado de ChatGPT escanea su bandeja de entrada para encontrar y resumir los mensajes importantes, sugiriendo un borrador de respuesta para cada uno. Safa utiliza estas sugerencias para dictar las respuestas a otra herramienta de IA, Whispr Flow, que las transforma en correos electrónicos con un formato impecable y un tono adecuado.
"Es realmente transformador", dice Safa sobre el sistema, que él mismo diseñó. "Se ha convertido en una extensión de mí, no en algo que simplemente genera basura".
El correo electrónico, omnipresente, lento y generalmente poco apreciado, se está convirtiendo rápidamente en un campo de pruebas para el tan promocionado poder de la IA para aumentar la productividad. El año pasado, se lanzaron decenas de productos que prometen optimizar la gestión de la bandeja de entrada y, con ello, recuperar horas de tiempo que ahora se dedican a actividades administrativas aburridas y, a menudo, infructuosas.
En enero, Google lanzó Gemini AI a la multimillonaria base de usuarios de Gmail, describiéndolo como un "asistente personal y proactivo para la bandeja de entrada que te ayuda a gestionar tu vida". Puede resumir largas cadenas de correo electrónico, pulir o redactar mensajes y crear listas de tareas a partir de correos electrónicos, recordando a los usuarios tareas o facturas. Microsoft también ha integrado su asistente Copilot con Outlook, lo que ayuda a los usuarios a priorizar su bandeja de entrada y programar citas, entre otras funciones.
Colette Stallbaumer, directora general de Copilot, afirma que la IA puede liberar a los trabajadores de la monotonía de las tareas administrativas. Un estudio de Microsoft del año pasado reveló que el empleado promedio recibía 117 correos electrónicos y 153 mensajes de Teams al día, mientras que datos de la UE muestran que la mayoría de los trabajadores con estudios universitarios dedican al menos la mitad de su jornada a las comunicaciones digitales.
Un chatbot para responder correos electrónicos
“El trabajo del conocimiento ha alcanzado su punto máximo de ineficiencia”, afirma Stallbaumer. Además de alargar el horario de oficina a una “jornada laboral infinita”, esta avalancha hace que la jornada se sienta fragmentada y caótica, según Microsoft. El tiempo promedio entre interrupciones por una reunión, correo electrónico o mensaje durante las horas de trabajo principales era de tan solo dos minutos. “El volumen y la fragmentación de la comunicación digital están abrumando a las personas... la oportunidad que tenemos es que la IA realmente ayude con eso”.
OpenAI y Anthropic han introducido integraciones con proveedores de correo electrónico que permiten a los chatbots responder preguntas de los usuarios como "¿cuándo fue el último correo electrónico que me envió mi gerente?" o "¿cuáles son mis mensajes no leídos más urgentes?". También ofrecen "agentes" de IA que pueden tomar el control de carpetas dentro de la computadora del usuario o su navegador de Internet para realizar una amplia gama de tareas, incluido el correo electrónico.
Mientras tanto, una oleada de startups está creando herramientas de productividad de correo electrónico basadas en IA. Al menos 85 empresas especializadas en asistentes de correo electrónico con IA —incluyendo herramientas generales, como los nuevos productos Superhuman o Read AI, y otras enfocadas en campos específicos, como las ventas— han atraído una financiación total de US$ 581 millones hasta la fecha, según Dealroom.
Entre las más grandes se encuentra Fyxer, una startup con sede en Londres que ha recaudado unos US$ 40 millones y que surgió del negocio anterior de un fundador que conectaba a personas con asistentes ejecutivos humanos.
El director ejecutivo, Richard Hollingsworth, afirma que esto ha permitido a la empresa comprender a fondo las necesidades profesionales de un asistente de correo electrónico. "Una de las razones por las que no hemos visto un producto realmente consolidado es porque quienes desarrollan estas herramientas las desarrollan para otros aficionados a la tecnología", afirma. En cambio, la empresa quiere dirigirse a sectores tradicionales que están "realmente dominados por el correo electrónico". La inmobiliaria Knight Frank fue uno de sus primeros clientes.
Katie Cameron, agente inmobiliaria independiente en Chester, dice que Fyxer ha sido invaluable para ayudarla a administrar nueve bandejas de entrada en los tres negocios inmobiliarios que dirige, clasificando automáticamente los correos electrónicos en categorías como "Para su información" y "En espera de respuesta" y teniendo en cuenta el conocimiento de conversaciones anteriores para sugerir respuestas, crear invitaciones de calendario y priorizar su bandeja de entrada.
“Aprende sobre la marcha, lo cual es genial. Cuando empecé a usarlo, siempre decía 'Saludos, Kate'; ahora dice 'Gracias, Kate'”, dice. “A veces me siento culpable por dejar que piense por mí, pero me ahorra horas a la semana”.
Natalie Mackenzie, directora ejecutiva de BIS Services, que brinda apoyo a personas con lesiones o trastornos cerebrales, también es una fanática de la tecnología y ha alentado a su equipo a adoptar Copilot de Microsoft para administrar sus bandejas de entrada ocupadas, revisando la gramática, el tono y copiando automáticamente a las personas en función de palabras clave.
No es recomendable para todos
Su capacidad para perfeccionar el lenguaje ayuda al personal subalterno a sentirse seguro con el tono de los mensajes, pero recomienda a su equipo que no confíe en los resúmenes de IA: una descripción general inexacta de un incidente que involucre a un cliente, por ejemplo, podría ser peligrosa. "Al trabajar en un sector muy humano donde la empatía es fundamental, no podemos confiar demasiado en ella".
Otros se resisten a confiar en la tecnología. Mark Tehrani, fundador de una startup de ciberseguridad y académico, abandonó su experimento de dar acceso al "modo agente" de ChatGPT a su bandeja de entrada después de que este eliminara un mensaje importante por error. OpenAI reconoció que su agente ChatGPT estaba en sus primeras etapas y que "aún puede cometer errores".
Kim Arnold, coach de redacción de correos electrónicos empresariales, advierte que los destinatarios también pueden sentirse "faltos de respeto" por mensajes obviamente artificiales. "Quizás podamos enviar un correo electrónico en la mitad de tiempo, pero... eso podría generar problemas si la calidad no es la adecuada", afirma.
La facilidad para generar correos electrónicos en masa ya dificulta mucho la gestión de las bandejas de entrada de muchas personas. "El correo electrónico fluido, rápido y automatizado existía desde mucho antes de la IA, pero lo llamamos spam".
Aun así, para muchos en la industria tecnológica, el correo electrónico es simplemente un paso hacia el verdadero objetivo: asistentes personales autónomos con IA. Will McKeon-White, analista tecnológico de Forrester Research, un grupo de investigación estadounidense especializado en tecnología, afirma que esto requiere que la IA se integre completamente en sistemas informáticos completos, en lugar de en aplicaciones específicas.
“Necesita la capacidad de ejecutar cualquier tarea que le pidas, ya sea crear un evento de calendario, un recordatorio, una nota, buscar algo en la web, recuperar una canción o ayudar a alguien a entender el contenido de su correo electrónico”, dice. “Los humanos no suelen comprender las limitaciones (técnicas), así que necesitas que sea capaz de hacer más”.
Lo que no está tan claro, dice, es si existe demanda de tales agentes. Muchas personas se muestran reticentes a dar acceso a la IA a todo lo que hay en sus dispositivos. Y aún más aún se muestran cautelosas a la hora de entregar algo tan personal como la comunicación a un bot.
Incluso Stallbaumer, de Copilot, afirma que la tecnología debería optimizar los correos electrónicos en lugar de dominarlos por completo. Y aunque Mackenzie está entusiasmada con que su equipo use IA, no la usa para gestionar su propia bandeja de entrada. "Mi asistente personal está ahí para eso", dice. "Aún me gusta el toque humano".
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