Luego de ocho años de tramitación, este martes la reforma que modifica el sistema de nombramientos de los notarios, conservadores y archiveros, y pone fin a la modalidad de cargos vitalicios que tienen actualmente algunos de estos funcionarios, terminó su trámite en el Congreso.
Esto, luego que la Sala del Senado aprobara el informe de la comisión mixta. Ahora, solo resta el control de constitucionalidad del Tribunal Constitucional (TC) para que quede en condiciones de ser promulgada como ley.
Ahora, con la nueva normativa, al cumplir los 75 años los notarios, conservadores y archiveros deberán dejar sus cargos; y quienes ya sobrepasan esa edad deberán hacerlo en un plazo máximo de un año.
Según las cifras del Ministerio de Justicia, entregadas a los senadores en el marco de la discusión legislativa, hay actualmente 96 funcionarios sin tope de los 75 años para ejercer cargos. Se trata de 45 notarios, 12 conservadores, 27 conservadores y archiveros; y 12 de cargos mixtos (75 hombres y 21 mujeres).
Asimismo, a marzo del año pasado había 39 que son menores de 75 años y que tenían la calidad de vitalicios; 31 entre 75 a 80 años, 17 mayores de 80 hasta 85 años; siete mayores de 85 años hasta 90 años y dos mayores de 90 años: un conservador y archivero en Los Andes que tiene 94 años y una notaria en Santiago que con 99 años dejó de prestar servicios hace unas semanas. Es decir, hay 57 mayores de 75 años cumpliendo funciones a la fecha.
Entre los principales puntos, la reforma establece un nuevo sistema de nombramientos en que deja de participar la Corte Suprema y se incorpora el Sistema de Alta Dirección Pública (ADP); el fin a los cargos vitalicios; nuevas inhabilidades para evitar que familiares de autoridades y parlamentarios sean designados notarios o conservadores; y la posibilidad de dividir el Conservador de Bienes Raíces de Santiago (CBRS).
Los ejes principales
Sistema de nombramiento: se reemplaza el actual sistema de selección y nombramiento de notarios, conservadores y archiveros, donde participan el Poder Judicial y el Poder Ejecutivo, por un sistema de selección en el cual el Poder Judicial ya no interviene, quedando los concursos bajo el sistema de Alta Dirección Pública, con selección basada en mérito. Así, solo se puede nombrar a uno de los tres candidatos que hayan obtenido el mayor puntaje, o bien, dándose ciertos supuestos se nombra automáticamente al candidato que obtenga el puntaje más alto. El nombramiento recae en el Presidente de la República, que delega en el ministro de Justicia y se formaliza por decreto.
Fin a cargos vitalicios: se fija un límite de edad de 75 años para que los notarios, archiveros y conservadores de bienes raíces puedan ejercer sus cargos. Transitoriamente, los auxiliares de la administración de justicia con nombramiento previo al 30 de mayo de 1995 (que hasta hoy son cargos vitalicios) tendrán un plazo de un año para cesar en sus funciones. Lo anterior debido a que se establecen seis meses desde la entrada en vigencia de la ley para cesar en sus funciones y la ley rige seis meses después de su publicación.
Inhabilidades: para evitar conflictos de interés, se establece un alto estándar de inhabilidades para autoridades, funcionarios y parientes para optar a los cargos de notarios, conservadores y archiveros. Entre las inhabilidades, se cuentan familiares del Presidente (a) de la República; ministros y fiscal judicial de la Corte Suprema; ministros y fiscales de la Cortes de Apelaciones; integrantes de los Tribunales de Justicia; al fiscal nacional y fiscales del Ministerio Público; ministros de Estado; subsecretarios; delegados presidenciales regionales; gobernadores regionales; ministros del Tribunal Constitucional; senadores; diputados; contralor general de la República; director nacional del Servicio Civil; miembros del Sistema de Alta Dirección Pública; y a todo aquel que tenga un cargo directivo de exclusiva confianza o de Alta Dirección Pública, hasta el tercer nivel jerárquico en la dirección nacional de Servicio Civil.
Control y supervisión: se establece que la fiscalización y control de los notarios, conservadores y archiveros recaerá en los fiscales judiciales de las respectivas Cortes de Apelaciones, quienes actuarán bajo la supervisión, tuición y control jerárquico del fiscal judicial de la Corte Suprema. Además, se reconocen competencias al Servicio Nacional del Consumidor (Sernac) para ejercer sus potestades en estos ámbitos.
Creación de nuevos oficios notariales: se permite la separación del cargo de notario y conservador, división del territorio jurisdiccional servido por un conservador, apertura de oficinas en una comuna determinada e inclusión de un nuevo conservador a un determinado registro conservatorio. Para ejecutar cualquiera de estas acciones, se establece un conjunto de parámetros objetivos de carácter poblacional, territorial y económico, incluyendo variables de mercado e informe del Poder Judicial.
Modernización tecnológica: se introduce un conjunto de reglas con el propósito de mejorar los estándares de servicio tecnológicos de estos oficios, lo que incluye plataformas de consultas en línea, repositorios y expedición de documentos electrónicos.
Continuidad de los oficios: se establecen diversas medidas de fiscalización y acciones judiciales dirigidas a dar continuidad a los servicios que prestan los oficios de notarios, conservadores y archiveros, cuando opere el traspaso de los cargos de los titulares. Estas normas incluyen reglas relativas a continuidad operacional y del personal, al igual que criterios para definir la continuidad de los contratos.
Reglas de funcionamiento: se introducen un conjunto de reglas destinadas a mejorar el funcionamiento operacional de los oficios: horarios de atención, inhabilidades para la contratación de personal, permisos y feriados para los funcionarios.
Auditorías externas: los notarios, conservadores y archiveros que se establezcan (en base al monto o número de operaciones que gestionen) deberán someterse anualmente al examen de auditores externos. Esta auditoría deberá contener una evaluación de las condiciones de atención al público, la uniformidad de sus actuaciones y diligencias, y su balance y estados financieros.
Tarifas: estos funcionarios percibirán por sus servicios las tarifas que se determinen mediante decreto fundado del Ministerio de Justicia previa consulta al fiscal judicial de la Corte Suprema. Estas tarifas corresponderán a los precios máximos a cobrar por cada servicio. El decreto tarifario deberá ser actualizado a lo menos cada dos años. La determinación de las tarifas deberá estar precedida de un procedimiento objetivo y técnico.
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